Dalam perusahaan atau kehidupan sehari-hari. setiap proses mencapai goal hampir selalu akan menemukan hambatan / gangguan / kendala yang memungkinkan untuk memperlambat / mengganggu bahkan menggagalkan pencapaian goal kita. sehingga proses menghindari, mengurangi atau menyelesaikan kendala tersebut harus terus dilakukan dan sebisa mungkin dapat berjalan dengan cepat dan efektif sehingga bisa kembali ke track dalam proses pencapaian goal.
Kemampuan menyesaikan kendala harus bisa dilakukan oleh semua orang karena kendala bisa muncul dalam bentuk kendala sederhana atau malah dalam bentuk kendala yang kompleks, besar, dan seterusnya.
Root Cause Analysis (RCA) adalah salah satu tools yang dapat digunakan untuk membantu menyelesaikan kendala yang muncul. tool ini efektif dan dapat digunakan di berbagai kondisi bahkan sampai di level perusahaan. RCA memiliki beberapa tahapan dalam proses menyelesaikan kendala. tahapan tersebut dapat dilihat seperti berikut.
- Identifikasi Masalah
Identifikasi masalah adalah proses yang sangat penting dalam penyelesaian sebuah permasalahan. sering ditemukan proses pengerjaan solusi tidak didasari atas masalah yang jelas. Sehingga solusi yang dihasilkan kadang tidak menyelesaikan masalah dan resource yang dikeluarkan dalam pengerjaan solusi menjadi sia-sia. Proses identifikasi masalah dapat menggunakan 5W1H. dan pertanyaan-pertanyaan tersebut ditujukan kepada PIC yang mengalami masalah tersebut secara langsung.
2. Pengumpulan Data
Pengumpulan data dari sebuah masalah menjadi aktifitas penting dari kegiatan RCA ini jika masalah yang dihadapi adalah masalah yang kompleks, memiliki dampak yang besar, berhubungan dengan banyak orang dan seterusnya. Seringnya proses ini menjadi wajib jika sudah menyangkut masalah di perusahaan. Namun untuk pemecahan masalah pribadi atau yang tidak berkaitan dengan banyak orang, proses pengumpulan data sangat membantu dalam penyelesaian masalah tetapi tidak dilakukan bagi saya adalah hal wajar.
Proses pengumpulan data ini bertujuan untuk memperkuat detail masalah yang terjadi sehingga kita dapat melihat lebih luas akan masalah tersebut. Semakin detail dan akurat data yang dihasilkan tentunya akan lebih bagus dalam proses RCA ini.
3. Identifikasi Penyebab
Pada tahap ini, kita memunculkan baik fakta maupun asumsi atas penyebab dari permasalahan tersebut. Proses ini lebih baik dilakukan dalam berkelombok dengan model “Brain Storming” karena semakin banyak dan variatif penyebab masalah menjadi semakin baik. Dan tidak lupa dalam menghasilkan statement penyebab masalah tersebut selalu diikuti pertanyaan kenapa statement itu muncul. Proses tersebut dilakukan secara berulang kali sampai tidak terfikirkan lagi jawaban yang muncul.
4. Identifikasi Akar Masalah
Proses ini menjadi proses paling penting dari kegiatan RCA ini. karena pada tahap ini adalah proses mencari dan mengambil kesimpulan sumber utama dari masalah yang dihadapi. Proses ini bisa dilakukan dengan melakukan maping atau penyusunan identifikasi masalah yang telah dihasilkan sebelumnya dan dijadikan seperti sebuah tree yang bercabang dan berkaitan. identifikasi masalah yang paling ujung bisa diartikan sebagai Akar masalah tersebut. Akar masalah adalah sebuah permasalahan yang menjadi alasan masalah-masalah selanjutnya muncul. Sehingga dengan menyelesaikan akar masalah, secara tidak langsung akan menyelesaikan semua masalah yang telah muncul.
5. Implementasi Solusi
Proses action atas akar permasalahan yang telah ditemukan. Tahapan ini yaitu mencari, mematangkan dan implementasi solusi agar akar permasalahan tersebut tidak muncul kembali.
Manfaat dengan penyelesaian RCA ini salah satunya yaitu kegiatan penyelesaian masalah bisa lebih efektif dan cepat karena bisa jadi hanya dengan menyelesaikan 1 permasalahan, 2 / 3 permasalahan yang timbul otomatis akan terselesaikan. Selain itu memungkinkan untuk meminimalisir kegiatan perbaikan masalah yang sama muncul secara berkali-kali karena bukan akar permasalahannya yang diselaikan.
semoga dengan RCA ini bisa menambah referensi tools anda dalam menyelesaikan semua permasalahan.